São Paulo, 10 de março de 2020 –
Com o surto de coronavírus, muitas empresas estão revendo suas práticas de
negócios para se adaptarem a possíveis problemas envolvendo a contaminação de
funcionários, impacto na cadeia produtiva e outros aspectos. A SAI Global,
líder mundial em solução de gerenciamento de risco e parceira estratégica da
Bravo GRC para o Brasil e demais países da América Latina, elencou uma série de
cuidados e parâmetros para as empresas se prepararem. Confira o artigo assinado
por James Green, diretor do Departamento de Serviços de Consultoria de Riscos
da SAI Global:
Como Preparar sua Empresa para um Surto de Coronavírus
James Green (publicado originalmente no dia 27 de fevereiro de 2020)
Com
o aumento da preocupação global a respeito de um surto “inevitável” de
coronavírus (COVID-19), as empresas enfrentam vários desafios de respostas
rápidas que vão desde saúde e bem-estar dos funcionários a cadeias de
suprimento interrompidas. A SAI Global orienta a tomada de medidas para
preparar e implementar um plano de continuidade de negócios.
Considerando
as variáveis desconhecidas a respeito do último surto de coronavírus, muitas
empresas em todo o mundo precisam avaliar sua prontidão para o possível impacto
que ele poderá ter sobre suas operações, sua cadeia de suprimento e o bem-estar
dos funcionários.
Agora,
ao investir no desenvolvimento, na implementação e na manutenção de um programa
de gestão de continuidade de negócios (GCN), as empresas podem fornecer a
abordagem mais efetivas para restaurar e retomar funções e processos
importantes e essenciais. E, o mais importante, oferecer uma camada de proteção
para seus ativos mais importantes: pessoas, informações, fluxo de caixa e
reputação.
Vamos
analisar a forma de proteger adequadamente sua empresa.
- Tempo é
tudo
Como
as autoridades alertam que o surto do vírus COVID-19 começa a se alastrar em
todo o mundo, as empresas podem se preparar ativamente para seu impacto. Criar
um programa de GCN aumenta a velocidade de recuperação, possibilitando que você
foque em aspectos críticos. É muito mais fácil se recuperar de uma crise
seguindo um plano completo, em vez de tentar estabelecer tudo de uma só vez.
Resposta à pandemia
Faça
uma lista dos tipos de interrupções que podem surgir. Por exemplo, caso seu
negócio dependa fortemente de fornecedores externos, você precisa buscar fontes
alternativas?
Seus prestadores de
serviços ou os prestadores de serviços de seus prestadores de serviços atuam
nas regiões infectadas? Em caso afirmativo:
- Identifique os
impactos operacionais e sobre sua receita desde possíveis interrupções a
principais fornecedores e prestadores de serviços.
- Considere a
viabilidade de terceirizar produtos, ingredientes e componentes de fornecedores
alternativos.
- Caso você saiba
que será afetado daqui a três meses (ou até mais), você deve reduzir sua
produção ou saída AGORA.
- Você consegue postergar
as remessas para clientes de forma viável?
Capacidades de trabalho
a distância
Sua
infraestrutura de TI pode já conseguir lidar com uma base de trabalho à
distância de 100 funcionários, mas imagine mil funcionários trabalhando à
distância. Você conta com largura de banda e licenças de VPN para possibilitar
que seus funcionários trabalhem de forma produtiva? Faça a você mesmo a
seguinte pergunta:
- Seus funcionários
podem trabalhar à distância?
- Eles têm
notebooks, equipamentos de telecomunicação ou capacidades de banda larga boas?
- Como você tem
aplicado suas políticas de privacidade de dados para que elas estejam em linha
com os regulamentos governamentais?
2. Mantenha seus funcionários em segurança, informados e preparados
Seus
funcionários são seu ativo mais importante. Em primeiro lugar, é fundamental
que todo funcionário saiba o que fazer, seja em termos de bem-estar pessoal ou
dos que estão ao seu redor. Sem orientação, treinamento e linhas de comunicação
abertas adequados, seu local de trabalho pode estar suscetível a histeria e
pânico.
Como
já vimos, esse último surto de coronavírus está cercado de mitos e informações
equivocadas; buscar as informações corretas e verificar sua confiabilidade é
vital. Então, garanta que sua mensagem para seu quadro de funcionários rompa
teorias de conspiração e informações imprecisas.
Apoio à saúde e ao
bem-estar de seus funcionários
Crie
um plano de comunicação interna – o plano também deve fazer parte de seu plano
de comunicação para gestão de crises. Nele, você deve identificar mensagens
importantes e simples, um processo confiável e as formas de fornecer
atualizações contínuas e obter um feedback dos funcionários.
Destaque as medidas
tomadas pela empresa com relação a seus funcionários.
- Resuma as políticas
da empresa – descreva a cobertura de planos de saúde, preventiva e de
tratamento; assiduidade, incluindo folga remunerada; continuidade da folha de
pagamento; viagens; e reuniões de grupo.
- Descreva o
possível impacto de um surto sobre suas operações, serviços, viagens, cadeias
de suprimento, negócios, receitas, etc., para que os funcionários possam se
planejar adequadamente.
- Crie uma
supervisão de comunicação e gestão adicional a ser implementada em ambientes de
trabalho onde a transmissão de doenças respiratórias geralmente é mais
prevalente.
- Forneça um resumo
ou análise de seu plano atual de preparação para enfrentamento de pandemia.
- Certifique-se de
disponibilizar com frequência lembretes da existência de Programas de
Assistência a Funcionários para suporte emocional.
- Utilize vários
canais para transmitir informações que estejam em linha com as recomendações de
saúde pública sobre a prevenção de surto de doença infecciosa a seus
funcionários, bem como ações de higiene e prudentes.
- Acompanhe a
Organização Mundial da Saúde (OMS), o Departamento de Saúde e Serviços Humanos
(HHS), o Centro de Controle e Prevenção de Doenças (CDC) e relatórios e
atualizações de órgãos de saúde locais.
Revise
e prepare uma estratégia de trabalho a distância para as áreas de seu negócio
que podem manter práticas de telecomunicação.
- Isso inclui
acesso a componentes e comunicações de tecnologia essenciais entre os
funcionários.
- Articule
claramente os procedimentos e as expectativas que os funcionários devem seguir.
Estabeleça
políticas e práticas para limitar reuniões presenciais e viagens em momentos em
que há alto nível de risco.
Certifique-se
de ter um registro de ausência consistente, pois altos níveis de ausência podem
acionar algumas ações do PCN.
Implemente
ações adicionais em linha com as práticas de saúde ocupacional e saúde pública
conforme surgirem.
3. Mantendo-se presente
Um
componente importante de qualquer plano é a comunicação. É realmente difícil
manter as coisas funcionando adequadamente sem comunicação. É essencial
estabelecer canais de comunicação que possam ser mantidos independentemente do
que haja. Você deve conseguir agir de forma imediata, precisa e confiante.
Vários
públicos diferentes devem ser alcançados com informações específicas a seus
interesses e necessidades. Afinal, a imagem do negócio pode ser afetada
positiva ou negativamente pelas percepções públicas de como qualquer situação
de crise é gerenciada por suas empresas, sem falar no medo causado à saúde
pública pelo coronavírus.
Ao determinar quem, quando
e que tipo de comunicação utilizar, um plano sólido ajudará na gestão do fluxo
das comunicações e a garantir que a comunicação certa alcance as pessoas exatas
no momento oportuno.
4. Teste: Comece a
praticar agora
Lembre-se
que conscientização e prontidão são essenciais para a resiliência do negócio;
então, agora que seu programa de GCN foi implementado e sua equipe foi
treinada, é hora de agir.
Por
exemplo, caso sua equipe ainda não tenha a flexibilidade de trabalhar à
distância, comece agora. É difícil saber exatamente onde estarão os pontos
problemáticos. Então, comece a praticar agora para saber quais sistemas e
processos você precisa implementar.
Trabalhe
com seu Departamento de RH para analisar, testar e atualizar seus planos contra
um cenário real de pandemia. Crie diversos cenários para seus funcionários a
fim de testar suas habilidades, realizar exercícios relevantes, identificar
falhas nos planos e treinar as funções e responsabilidades da equipe. Invariavelmente,
você pode encontrar coisas a melhorar; você pode até ter ideias de como
melhorar suas operações diárias.
5. Recuperação
Uma
das primeiras coisas a fazer é analisar a sua situação. Com seus dados já
protegidos e armazenados em nuvem e seus funcionários mantendo uma
produtividade segura a partir de seus dispositivos móveis, você pode começar a
analisar a resiliência operacional; como você restaurará as operações com
sucesso?
Sobreviver
a uma crise de pandemia ou a qualquer dificuldade pode resultar também em uma
grande quantidade de novas oportunidades. Entre em contato com seus
fornecedores e prestadores de serviços e renegocie contratos favoráveis. Esteja
aberto e aceite novos empreendimentos, adaptando-os e tornando-os sua vantagem
para manter-se sólido e com foco no futuro.
É
difícil prever o futuro e quais oportunidades e desafios poderão surgir em seu
caminho, mas é compensador estar preparado para uma possível pandemia. Afinal,
preparar-se para qualquer evento não é tão difícil quanto agir de forma tardia.
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Recursos adicionais
- Plano de
Continuidade de Negócios acerca do COVID-19.
- COVID-19:
Orientações de Saúde, Higiene e Bem-Estar.
- Ameaça de Doença
Infecciosa: Lista de Verificação para Fornecedores/Terceiros.
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Plano de continuidade
de negócios acerca do COVID-19
(Inclui, entre outros, o
que segue:)
- Qual é a
designação de operações e planos essenciais para transferir a equipe de funções
não essenciais, caso a ausência de funcionários seja uma ameaça?
- Obtenha a
confirmação da cadeia de comando e substitutos para líderes e funções críticas.
- Analise se sua
infraestrutura de TI consegue suportar um aumento no trabalho a distância e
gerencie qualquer carga que poderá ser adicionada à tecnologia voltada ao
cliente ou de entrega de serviços.
- Isso inclui um
aumento no uso do software de vídeo ou telefonia digital e um aumento no uso de
aplicativos de Intranet pelos Funcionários para publicações da empresa.
- Crie um plano de
comunicações internas para garantir que o plano de continuidade de negócios
(PCN), atualizações e mudanças possam ser transmitidos em tempo real para
aqueles que precisam tomar conhecimento de informações específicas, aqueles que
precisam praticar novas ações, e garantir que as informações sejam recebidas e
as ações sejam praticas, conforme adequado.
- Certifique-se de
ter vários níveis redução de pessoal, em caso de falha crítica no sistema.
- Avalie o nível de
risco de quaisquer prestadores de serviços ou outros terceiros dos quais sua
empresa depende e obter a confirmação de prestadores de serviços críticos de
que eles têm um PCN robusto e que podem implementá-lo conforme necessário.
- Acompanhe as
divulgações da Organização Mundial de Saúde (OMS) ou do Centro de Controle e
Prevenção de Doenças (CDC).
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COVID-19: Orientações
de Saúde, Higiene e Bem-Estar
- Lave as mãos
frequentemente com álcool em gel ou água e sabão.
- Ao tossir e
espirrar, cubra a boca e nariz com um lenço de papel ou a manga da sua blusa
(não com suas mãos); jogue o papel fora imediatamente e lave suas mãos.
- Evite contato
próximo com pessoas que estejam com febre e tossindo.
- Se você estiver
com febre, tossindo e com dificuldades respiratórias, procure assistência
médica imediatamente e compartilhe seu histórico de viagem com seu médico.
- Limpe e desinfete
objetos e superfícies com frequência.
- Não toque seus
olhos, nariz ou boca se suas mãos não estiverem limpas.
- Em caso de
preocupação com os sintomas, entre em contato com seu médico.
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Ameaça de Doença
Infecciosa: Lista de Verificação para Fornecedores/Terceiros
- Na hipótese de
surto, o fornecedor tem planos documentados de Continuidade de Negócios e/ou
Recuperação de Desastres para TI?
- Os planos do
fornecedor identificam os processos comerciais essenciais e sua prioridade de
recuperação?
- O fornecedor leva
em consideração prazos previstos para o surto e está, portanto, preparado?
- Caso os processos
comerciais essenciais sejam afetados, quais são eles e qual é o prazo de
recuperação esperado?
- Os planos do
fornecedor abordam absentismo da equipe essencial por um longo período de
tempo?
- Os planos do
fornecedor abordam interdependências internas e externas da empresa?
- Os planos abordam
todos os locais a partir dos quais o fornecedor presta serviços para sua
empresa?
- Onde é a unidade
de TI principal do fornecedor ou seu centro de processamento de dados – no
mesmo prédio ou complexo comercial ocupado por seu negócio principal ou sua
equipe operacional?
- O fornecedor tem
outros escritórios que podem – ou poderiam – fornecer os produtos ou serviços
atualmente utilizados por nossa empresa?
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Saiba
mais sobre a tecnologia de continuidade de negócios da SAI Global que corrobora
as avaliações de impacto comercial, gestão de crise, recuperação de desastres e
planejamento de resiliência.
Sobre o Autor
James Green é Diretor do Departamento de Serviços de Consultoria de
Riscos da SAI Global. Apaixonado por segurança de vida, James ajuda a equipe
C-Suite a entender a importância da continuidade de negócios não somente
durante uma emergência, mas como parte integrante das operações diárias. Ele
trabalhou em eventos de risco em todo o mundo, incluindo a agitação civil no
Egito durante a Primavera Árabe, em viagens e na proteção de executivos na orla
do Pacífico e nos efeitos de tornados destrutivos em Oklahoma.
Sobre a Bravo GRC
A
tecnologia impulsiona a evolução de negócios e de mercados. Para a Bravo GRC,
isso não é só um discurso. Criada há mais de quinze anos, a companhia entende
que somente empresas preparadas podem gerar mais conexões, enxergar novas
perspectivas e lidar com o compartilhamento de informações de forma segura e
confiável, o que deve ser implementado por pessoas que enxergam além da simples
resolução de problemas. A Bravo GRC tem a gestão inteligente no seu DNA. Atenta
às particularidades de cada negócio, a empresa cria novas práticas de gestão e
redefine culturas. Junto aos clientes, vivência jornadas que atualizam formas
de trabalho e superam quaisquer expectativas: tudo para transformar negócios do
mundo de hoje e do amanhã. Ao consolidar e transformar o ecossistema de GRC,
aplicações que cobrem todo o espectro de riscos, a Bravo GRC conecta sistemas
inteligentes, desde IOT até a utilização de deep learning. O grande valor da
companhia, no entanto, está na interação entre tecnologia e humano, em busca de
uma transformação cultural e da concretização da performance com princípios.
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